La Radiografia dei processi fa parte di ogni sistema a-systems. Ogni passaggio di un ordine, di un acquisto o di un trasferimento di magazzino viene registrato nel momento in cui avviene: chi lo ha fatto avanzare, e quando. Una sola schermata mostra poi dove va il tempo, i percorsi che i vostri documenti seguono davvero, quanto spesso lo stesso lavoro si fa due volte e quanta parte va avanti senza l’intervento di nessuna persona. Gli strumenti specializzati di process mining devono prima estrarre questo quadro dal vostro ERP. Qui viene registrato dove si svolge il lavoro.
Un trimestre di ordini inventati. Entrate come amministrazione. Nessuna chiamata, nessuna carta di credito.
Scegliete un flusso e un periodo. Ogni numero apre l’elenco dei documenti che ci stanno dietro, e ogni documento è un link. Nessun campione e nessuna stima: sono i vostri documenti, contati.
Ogni coppia di passaggi, con l’attesa mediana e il 10% più lento. La coppia che concentra la maggior parte del tempo è segnata, così la discussione parte da lì.
Le dieci sequenze di passaggi più comuni, ciascuna con la sua quota. Tutto il resto è contato tra gli «altri percorsi», mai nascosto.
Un ordine annullato e confermato di nuovo, una fattura riportata in bozza: contati come rilavorazione, con i documenti che stanno dietro il numero.
Una persona a schermo, un negozio online o un marketplace, un’attività pianificata, una regola dei documenti o l’AI. Rilevato per ogni passaggio, nel momento in cui è avvenuto.
La quota di documenti conclusi che nessuna persona ha toccato, mostrata due volte: una contando l’AI come persona, una senza.
Le stesse cinque cifre per ordini, acquisti e trasferimenti. Gli ordini sono divisi per origine: inseriti a mano, da un negozio online, da un marketplace.
Novanta giorni di attività inventata: ordini da tre canali e dalla forza vendita, acquisti con i loro ricevimenti e le fatture dei fornitori, un magazzino che lavora nei giorni feriali. La radiografia trova ciò che un responsabile vorrebbe sapere per primo: un ordine passa più di un giorno tra «pronto al prelievo» e «spedito», e l’attesa più lunga di tutto il flusso è il pagamento dei clienti.
Il process mining di solito parte da un progetto di estrazione: esportare le tabelle dell’ERP, trasformarle in un registro di eventi e indovinare chi ha fatto cosa a partire dagli orari. Qui non serve nulla di tutto questo, perché il sistema che svolge il lavoro ne scrive anche la traccia.
Quando si conferma un ordine, si convalida un prelievo o si registra una fattura, il passaggio entra in un registro in cui si può solo aggiungere, nella stessa transazione del database. Un passaggio che fallisce non lascia traccia, e nessun passaggio si può riscrivere in seguito.
Un’azione a schermo vale come la persona collegata, un ordine da marketplace come il canale, un’esecuzione pianificata come l’attività, una richiesta dalla porta AI come l’AI. L’ordine di un canale non viene mai contato come lavoro del suo venditore, quindi «senza persona» significa davvero senza persona.
Nessuna seconda licenza e nessuna copia dei vostri dati nel cloud di un fornitore. Arriva con il sistema che ricevete, sul vostro server, con il vostro codice. Ogni elenco si esporta in CSV, Excel e PDF.
Entrate come amministrazione e la radiografia si apre su novanta giorni di ordini di vendita, acquisti e trasferimenti di magazzino, ciascuno con le sue attese, i suoi percorsi e le persone che ci stanno dietro. Poi immaginate la stessa schermata sui vostri ordini.